Cierre del Blog

Llega el momento de cerrar con una de las mejores experiencias que he tenido como estudiante del Tecnológico de Costa Rica, que es la elaboración de su propio blog, en donde el único objetivo es dar a conocer nuestros conocimientos a demás personas que en algún momento necesiten información referente a Administración, mejor conveniente para Teoría Administrativa II.

Además, lo más importante es cumplir con las expectativas propuestas inicialmente, que una de ellas era esperar que el curso fuera lo más ostentoso posible y sin lugar a duda así fue.  

No ha sido un proceso fácil, pero sí muy importante e interesante, ya que a pesar de que se nos brindaron los conceptos teóricos es un poco difícil compararlos con lo que se vive en la realidad.

Se analizaron conceptos que son indispensables para tener un buen proceso administrativo; planeación, organización, dirección y control. Que son los que nos brindan las mejores herramientas para poder triunfar de la mejor manera, además que nos ayudan a tener un negocio más eficiente y eficaz. Siempre y cuando poniendo en práctica el buen liderazgo.

Por otro lado la importancia que debemos de rescatar de la estrategia del océano azul, que si bien es cierto sabemos que si nos queremos distinguir de los demás mercados debemos de saber aplicar esta estrategia, y no solo en el ámbito comercial o laboral, sino en el ámbito personal, ya que es de esta manera en que nos vamos a caracterizar como buenos o malos administradores.

De igual manera la oportunidad de conocer un poco más de cómo funcionan las empresas en el mercado laboral, es una situación que nos motiva a aquellos que en realidad queremos tener nuestro propio negocio, o bien aquellos que deseen administrar esta admirables empresas, ya que tuvimos también la oportunidad de estudiar algunas empresas que considerábamos importantes en el mercado.

Además la experiencia de compartir con la administradora del Fondo Nacional de Becas en Costa Rica (FONABE) es muy importante, ya que esto nos da una breve demostración de algunas de las funciones que debemos de realizar nosotros como administradores el día de mañana.

El curso en general fue una etapa más de las que me motiva día con día para llegar a ser ese Administrador que tanto espero.

Administrador por un día

Una experiencia que tenía como objetivo visitar una empresa, en la cual debía de pasar todo un día con el administrador, con el fin de contemplar cada una de las funciones que se desarrollan durante un día.

Para ello elegí asistir a las instalaciones del Fondo Nacional de Becas de Costa Rica. El cual es un órgano desconcentrado, creado por la Ley 7658, el cual consiste en, "Conceder becas a estudiantes de bajos recursos económicos para que cursen estudios en cualquiera de los ciclos educativos, dentro o fuera del país. Las becas se adjudicarán con base en el mérito personal, las condiciones socio-económicas y el rendimiento académico de los beneficiarios".

  

Para esto tuve la oportunidad de compartir con la Lic. Lucrecia Rodríguez Araya, Directora Administrativa Financiera del Fondo Nacional de Becas.

Contemplando las labores de la Lic. Rodríguez noté el grado de dificultad que conlleva la buena administración, aún más cuando se trata de entidades del sector Público, entre algunas de las funciones que realiza como Directora Administrativa Financiera es velar por que las cosas se realicen de la mejor manera, además atender las consultas de sus subordinados y tratar de solucionar sus problemas, esto con el fin de agilizar labores y responsabilidades.

Por otro lado se observa que en todas las funciones que la Lic. Lucrecia desempeña se ve muy marcado el proceso administrativo, en donde aplica muy bien el método de, Planeación, Organización, Control y Dirección.

Por lo tanto se denota fácilmente la capacidad de liderazgo que posee y las buenas relaciones que tiene tanto con sus colaboradores a cargo como con sus compañeros de trabajo. Es por esto que la considero como una muy buena líder y una persona de alta confianza.

Además es una persona que presenta una gran facilidad de comunicación, lo que permite tener una relación más clara y directa, tanto a la hora de transmitir un mensaje a como cuando necesita recibirlo.

Es por esto y por muchas razones más, que la Señorita Lucrecia posee este cargo tan importante en el Fondo Nacional de Becas, ya que ella se ha sabido diferenciar de los demás, tanto personal como profesionalmente.

En cuanto al día como administrador es una muy bonita experiencia, ya que nos permite contemplar y analizar algunas de las funciones que debe de realizar un administrador, teniendo en cuenta del área en que este se especialice, además de que el tiempo compartido en muy poco como para lograr analizar su mayoría de funciones.

Además nos permite una proyección más clara de lo que realmente queremos y de lo que vamos a tener que desempeñar como futuros Administradores. 

Control

Cuando hablamos de control debemos entender que esto es una etapa primordial en la administración, debido a que una empresa puede poseer los mejores planes o estrategias organizacionales, pero si no hay un buen control es muy probable que las cosas no ocurran cómo se tiene previsto.

Para poseer un buen control debemos de clasificar este en tres partes muy importantes como lo son: Pre-alimentación, Concurrente y Retro-alimentación.

Podemos analizar un poco más cada concepto mediante ejemplos más concretos, ya que según la Lic. Milagro Acuña Valerín, en FUNDATEC son aplicables todos los controles detallados, para ello lo ilustra con casos particulares en el área de planillas que es en la cual tiene mayor relación y es precisamente con el proceso de pago.

Pre-Alimentación

Es el tipo de control más deseable en la administración, ya que este consiste en controlar todo lo que sucede antes de realizar una actividad, para que así se puedan evitar situaciones dañinas a corto, mediano o largo plazo, ya que si no se previenen estas situaciones con anterioridad puede ocasionar serios problemas para toda una organización, tanto administrativos como económicos.

Según la Lic. Acuña Valerín en FUNDATEC "previo al pago de planilla se realiza una revisión de todas las solicitudes de pago, se revisa que cumplan con todos los requisitos, aprobaciones, contratos, presentación de currículo, atestados, etc. Si todo se cumple, se procede con el nombramiento, de lo contrario no se tramita".

Concurrente

Este tipo de control es utilizado mientras las actividades laborales se encuentran en curso, ya que su principal objetivo es velar para que todo lo que se realiza marche de la mejor manera, y así evitar que los posibles problemas puedan ocasionar unos aún mayores, aunque si bien es cierto se debe de hacer todo lo posible para que no existan ni los mínimos errores, ya que cada uno de estos demanda mucho tiempo y dedicación, y ninguna organización se encuentra dispuesta a esperar para que estos se corrijan.

Por lo tanto la Lic. Milagro Acuña señala que "una vez generada la planilla, (para lo cual se genera un listado de todos los pagos, deducciones y otros), se verifica que todos los pagos estén respaldadas por una acción de personal y se verifica que cada funcionario u tenga las deducciones correctas. Si existiese un pago en el listado que no está respaldado por una acción, o bien una deducción no justificada, se devuelve al encargado para que pueda corregir el error o buscar los documentos o acción que respalden el pago o  justificar la deducción. Hasta que esto no esté resuelto no se paga la planilla".  

Retro-Alimentación

Esta etapa consiste en controlar todo lo que sucede luego de haber finalizado las actividades laborales, con el propósito de verificar que todo haya marchado de la mejor manera, y evaluar cómo se llevó a cabo cada proceso, además analizar en qué situaciones se deben de mejorar para que la organización pueda ser más eficiente y eficaz.

Es por esto que la Lic. Lic. Milagro Acuña Valerín indica que en FUNDATEC "una vez pagado, se verifica que el total de pagos realizados por banco coincida con el total del listado en la planilla, para garantizar que a todos los trabajadores se les pagó. Si por alguna razón estos datos no coinciden se investiga qué fue lo que pasó y se corrige el error.

Importancia del control

Para Reflexión

Considero que el control debe de iniciar desde lo personal, ya que cuesta mucho poder controlar algunos otros factores cuando ni siquiera podemos controlar los nuestros, un ejemplo muy claro es el control de nuestro tiempo y de nuestras necesidades, ya que si no podemos con estas que parecen ser tan sencillas cuesta mucho que se pongan en práctica otras más necesarias para una organización completa.

Además el control en una empresa debe de nacer desde lo mínimo, como controlar las llegadas de cada colaborador, hasta el buen control que se debe de llevar en el área financiera. Ya que una compañía con un mal control está muy propensa al fracaso, debido a que el poder solucionar cada error que ocurra por el mal uso de este puede causar grandes daños, es por esta razón que debemos de seguir con mucha prudencia cada etapa, señaladas anteriormente, para así poder lograr con los objetivos y metas esperadas, entre lo que se puede mencionar, una compañía que pueda ser de admiración tanto de sus trabajadores como de cada cliente u organizaciones.

“El sufrimiento del hombre no se debe a la falta de certidumbres, sino a la de la confianza. Hemos perdido la confianza en el mundo, y como perdimos la confianza queremos control, y como queremos control queremos certidumbres, y como queremos certidumbres no reflexionamos...”

Humberto Maturana

Liderazgo y Confianza

Según el concepto del Libro fundamentos de la administración, define a un líder como “alguien que puede influir en otros y que tiene autoridad administrativa”.

Este es el caso de Richard Charles Nicholas Branson, más conocido como “Richard Branson”, quien es caracterizado como un hombre esforzado y decidido, que desde muy joven comenzó un mundo de negocios, y que los posee en la actualidad. Este hombre a pesar de que su vida escolar fue difícil, pudo fundar a los 16 años su primera empresa, aunque ésta al pasar de los años no funciono de la mejor manera, pero, esto ayudo a la formación de este gran hombre, ya que en la actualidad posee una compañía (Virgin Group) compuesta por más de 360 empresas.

Richard Branson es uno de los líderes de negocios más exitosos y admirados del mundo. Un aventurero que ama a las personas y se ha propuesto conducir el cambio global para construir un mundo mejor y más justo.

Es por esto que podemos colocar a Branson en modelo Ruta-Meta, ya que esta teoría plantea que el comportamiento del líder será ineficaz cuando resulta redundante con las fuentes de estructura ambiental (estructura de la tarea, sistema formal de autoridad, grupo de trabajo), o cuando es incongruente con las características del subordinado (control de sí mismo, experiencia, habilidad percibida).

Ya que este señor considera de gran importancia la atención de su personal, un ejemplo de esto, es el tiempo que este brinda a sus colaboradores para que pueden disfrutar de sus vacaciones, el tiempo es indefinido y lo hacen cuando gusten, aunque queda muy claro que sus trabajadores no lo hacen hasta que consideren que el tiempo que no laboran no afectaría en nada la compañía, aparte de ser una de las estrategias que utiliza este gran líder para la motivación de sus colaboradores. 

“Hay que tratar a todos como iguales. Ser lo que la gente espera de uno, nunca decepcionar al equipo”

¿Qué cosas puedo hacer para incrementar mi capacidad de liderazgo personal?

Para ser un buen líder hay que reunir una serie de características, para que este se pueda diferenciar de los demás, en las cuales podemos resaltar que un buen líder debe de ser una persona participativa y exigente al mismo tiempo, debe ser quien valora las ideas y las iniciativas del equipo en donde se encuentre, además valorar el tiempo y las capacidades, por otro lado no debe de ser esa persona quien manipule el grupo, sin embargo es quien facilita el proceso de la organización, supera las dificultades en forma productiva, fomenta la participación, y  lleva a lograr objetivos.

Pero lastimosamente no todos nacemos con estas habilidades, aunque si bien es cierto existimos los que luchamos por obtenerlas, es por esto que he analizado cuales son algunas de estas cosas en las que debo de mejorar, para poder alcanzar un buen liderazgo.

Entre lo que más considero importante por mejorar, es la exigencia con migo mismo, además tomar más importancia sobre las iniciativas de los demás y no solo en las mías, por otro lado me cuesta mucho motivar la participación de los demás, ya que considero que cada quien debe de sentir la motivación propia, y no ser otra persona quien tenga que hacerlo.

Soy de los que creo que el reconocer nuestros defectos y nuestras habilidades nos ayudan para bien, siempre y cuando saquemos la dedicación para trabajar en ello, además de que  un líder no se hace sino que un líder se nace, pienso que lo que se hace, es el ser buen o mal líder.

Inteligencia Emocional

¿Por qué unos administradores son más capaces que otros para enfrentar contratiempos, superar obstáculos y ver las dificultades bajo una óptica distinta?

Es aquí donde se puede evidenciar con claridad la inteligencia emocional, ya que esta agrupa al conjunto de habilidades psicológicas que permiten apreciar y expresar de manera equilibrada nuestras propias emociones, entender las de los demás, y utilizar esta información para guiar nuestra forma de pensar y nuestro comportamiento.

Es por esto que en la actualidad las empresas no se conforman por el gran conocimiento de un profesional o de la Universidad del cual es egresado, sino que realizan una serie de cuestionamientos en los cuales le permiten evidenciar que tan preparado se encuentra este administrador para ejercer el puesto destinado.

Existen cinco dimensiones en la inteligencia emocional, las cuales Daniel Goleman considera que (Auto-conocimiento, Auto-regulación, Motivación) corresponden a la aptitud personal, es decir a las aptitudes que determinan el dominio de uno mismo. (Empatía, Habilidades sociales) corresponden a la aptitud social, es decir a las aptitudes que determinan el manejo de las relaciones.

Auto-Consciencia

Es saber diferenciar lo que se siente en cada momento, es decir conocer  los propios estados internos, preferencias, recursos e intuiciones,  y utilizar esas preferencias para orientar nuestra toma de decisiones

Auto-Regulación

Capacidad de saber manejar las emociones, es decir los propios estados internos, impulsos y recursos. 

Motivación

Utilizar nuestras preferencias más profundas para orientarnos y avanzar hacia los objetivos, para tomar iniciativas y ser efectivos  y para perseverar frente a los contratiempos y las frustraciones. 

Empatía

Percibir lo que sienten los demás, es decir, la captación de sentimientos, necesidades e intereses ajenos, ser capaces de ver las cosas desde su perspectiva y cultivar la afinidad con una amplia diversidad de personas.

Habilidades Sociales

Habilidad para inducir en los otros las respuestas deseables, es decir, manejar bien las emociones en una relación e interpretar adecuadamente las situaciones.

Para dejar mas claro de como se aplica la inteligencia emocional en el ámbito laboral, entrevistamos a Yajaira Porras Zamora, quien es la Administradora de la asociación de la empresa Panasonic Centroamericana Costa Rica. La pregunta que se le planteo fue la siguiente: ¿Qué opinión tiene sobre las implicaciones para un administrador de conocer y gestionar su propia inteligencia emocional?

Yajaira Porras considera que es de suma importancia reconocer cada quien como administrador hasta dónde puede llegar,lo que puede realizar, todo eso como encargado de la parte administrativa de una empresa. Para poder llevar a cabo las funciones administrativas, el administrador debe conocer las actitudes y aptitudes que puede tener, además también, comprender la forma de cómo poder oficiar una función o un puesto como tal.

Para Reflexión

Basándome en el modelo Big Five considero que una de las dimensiones que se me facilita para ser un buen gerente o empresario, es la Apertura, ya que esta reúne una serie de características, en las cuales me siento identificado, por ejemplo siento que soy una persona muy abierta a la imaginación, se me facilita la estética, la parte emocional es muy grande, soy idealista y sobre todo me gusta poder en práctica los valores. siempre y cuando las pueda aplicar de la mejor manera.

Por otro lado considero que una de las dimensiones que debo de mejorar es la de ser consciente, ya que esta reúne algunas características en las cuales no me siento tan identificado como en la anterior, algunas de estas características pueden ser el sentido del deber, ya que me pasa muy seguido, que no puedo identificar cuando algo precisa mas que otra cosa, además la auto-disciplina, ya que soy una persona que me cuesta planificar bien el tiempo. 

Aunque el objetivo es ser mejor en cada aspecto con los que me caracterizo, y poder aprender de las cosas que más me cuestan, reconozco que apenas es mi comienzo de carrera universitaria, por lo tanto me queda mucho por aprender y descubrir.

" Solo se, que estoy mejor que como estaba, aunque creo que estaré mejor que a como estoy"

Estrategia del Océano Azul 

Muchos soñamos con llegar a ser grandes empresarios, por lo general los que estudiamos administración. 

Pero, el dilema está en que tan exitosa puede ser la idea de negocio, o que tan exitosa la empresa en sí.

Es por ello que se crea la famosa estrategia de océano azul, que es una forma muy práctica y útil, con la que nos podemos dejar guiar.

Esta estrategia ha sido formulada por W. Chan Kim en su libro " La estrategia del océano azul". La información brindada en este libro es la necesidad de dejar a un lado la competencia destructiva entre las empresas, si se quiere ser un ganador en el futuro, ampliando los horizontes del mercado y generando valor a través de la innovación.

En esta estrategia se busca diferenciar las dos situaciones competitivas más comunes en cualquier tipo de industria, (los océanos rojos y los océanos azules).

Los océanos azules: se caracterizan por la creación de mercados en áreas que no están explotadas en la actualidad, y que generan oportunidades de crecimiento rentable y sostenido a largo plazo.

Hay océanos azules que no tienen nada que ver con las industrias actuales, aunque la mayoría surge de los océanos rojos al expandirse los límites de los negocios ya existentes. El hecho fundamental es que cuando aparecen los océanos azules, la competencia se torna irrelevante, pues las reglas del juego están esperando a ser fijadas.

Esta estrategia tiene cuatro acciones de gran importancia, los cuales nos pueden orientar más fácilmente en el mundo de los negocios.

Estrategias competitivas propuestas por Porter

Liderazgo en costos: mantener el costo más bajo frente a los competidores y lograr un volumen alto de ventas en el sector.

Diferenciación: Requiere de la creación de productos percibidos como únicos en la industria.

Enfoque: requiere concentrarse en un grupo particular de clientes, en un mercado geográfico específico, o en una línea de productos. 

Se puede apreciar que si se pone en practica las estrategias de Porter, lo que se hace es buscar ventaja sobre las otros empresa existentes. 

En cambio debemos de recordar que con la estrategia del océano azul no se espera competir, sino abrir nuevos horizontes, con un nuevo mercado.

  

Empresa de gran admiración

En lo personal me parece de gran admiración la empresa Walmart, ya que esta empresa es de carácter Familiar, cabe destacar que por su buena administración y por su buen funcionamiento se ha logrado extender a gran parte del territorio internacional, convirtiéndose en una empresa muy reconocida, por consecuente se considera como la empresa minorista más grande del mundo, en donde brinda empleo a más de dos millones de colaboradores. Por lo tanto es una de las empresas más caras a nivel mundial.

Me llama mucho la atención esta empresa por la manera en que ha sabido manejar todos los temas referentes a la administración, como lo es el proceso administrativo, que es muy evidente el liderazgo que existe. De igual manera en la forma que se han organizado, tal es el caso de la gran variedad que ofrece en sus productos, el trato del personal, como la manera en que han diseñado sus instalaciones, por ejemplo; los amplios pasillos, una altura promedio en los exhibidores, además de los amplios parqueos con los que cuanta dicha empresa.

"Las empresas pobres de desentienden de sus competidores; las empresas del montón copian a sus competidores; las empresas ganadoras marcan el camino a sus competidores."

                                              Philip Kotler 

Administración de por medio

Objetivo del Blog

Evidenciar y resaltar conocimientos e información relacionada con el tema de la administración, en donde el lector pueda comprender y relacionar los conceptos más precisos, y así pueda ponerlos en práctica durante sus tareas laborales, además, es un espacio para rescatar muchas de las actividades puestas es práctica durante el curso de Teoría Administrativa II

Lo que espero de este curso

Aprender, reconocer y poner en práctica los conocimientos precisos que necesita todo administrador, para poder desarrollar más fácilmente las actividades, además, espero que me sea una guía hacia lo que realmente espero de mi carrera profesional, de igual manera teniendo en cuenta el esfuerzo y dedicación que esto conlleva.

¿Qué es la administración?

Se llama administración en el momento que se gestiona, administra o se dirigen organizaciones, empresas, recursos o bien personas, con el propósito de alcanzar una gama de objetivos establecidos.

Es por esto que se debe tener muy presente los términos de organizar, dirigir, cooperar y controlar, ya que estos son principios muy fundamentales para una administración exitosa, eso si, no podemos dejar de lado conceptos muy importantes como lo son la ética y los valores que deben caracterizar a todo buen administrador.

Además se puede recalcar que la administración es una rama de las ciencias humanas y sociales por lo tanto debemos de tener muy en cuenta el trato hacia nuestros colaboradores, ya que la administración es caracterizada  por la aplicación práctica de un conjunto de principios, normas, leyes y funciones.  

 "La manera en que se administra una organización define que tan eficaz y eficiente puede ser".

Proceso administrativo

Este proceso debe de ser indispensable en cualquier administrador, independientemente en el área que este se especialice, el cual consiste en planear, organizar, dirigir y controlar su ambiente de trabajo, tanto interno como externo.

Planeación

Esta es la etapa inicial del proceso administrativo, y es en donde se realizan una serie de cuestionamientos como ¿Qué se quiere realizar? ¿Cómo se va realizar? y ¿Cuándo se va a realizar?

Es una etapa de mucho análisis y estrategia debido a que es aquí en donde se realizan aspectos de gran importancia como lo es la misión, visión, objetivos, metas, propósitos y estrategias que desea aplicar toda organización.

La empresa entrevistada (Techshop), aplica la planeación de una manera muy  interesante, ya que esta organización trabaja por orden de pedidos, debido a que la materia prima es muy costosa, por lo tanto no trabajan por mantener productos en bodegas.

Organización

En esta etapa se cuestiona ¿cómo se va a hacer? o ¿quién lo va a hacer?, esto se logra gracias al ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos con los que dispone un ente, además en un mecanismo que se debe de llevar con mucha prudencia ya que es donde se da la toma de decisiones.

      En el caso de la empresa entrevistada, consideran que la organización es primordial, por lo tanto se debe de realizar día con día, para que pueda ser exitosa, debido a que esta organización se caracteriza por la entrega puntual de sus productos solicitados.

Dirección

Esta etapa se encuentra dentro de la fase "dinámica" de la Administración. En esta etapa el líder imprime su estilo propio de dirección, coordinando, guiando y supervisando los esfuerzos de los colaboradores para alcanzar las metas de la organización. El elemento principal de la dirección es "ver que se haga", y es en ésta donde la toma de decisiones e integración son factores trascendentales para el grupo. 

    Techshop lo que aplica en esta etapa es que le da atención a cada colaborador como individuo y no como un todo, además se realizan reuniones con pequeños grupos para así poder expresarse con mayor facilidad y que el mensaje se pueda transmitir sin malas interpretaciones. 

Control

Ultima etapa del Proceso Administrativo, que responde a la cuestión ¿Cómo se ha realizado?,es aquí donde se compara el resultado de las actividades con el estándar o modelo establecido, a fin, de detectar desviaciones y adoptar medidas correctivas oportunas.Al ser ésta una etapa de la fase dinámica, se encuentra en constante retroalimentación. El control se encuentra íntimamente ligado a la planeación, pues a través del control se puede reiniciar la planeación de modo que se logren las metas establecidas.

Dicha empresa entrevistada controla muy bien lo que es la parte económica, ya que necesitan de materia prima muy  elevada en costos. 

¿Cómo se caracteriza y actúa un administrador ético?

Un administrador ético se caracteriza por ser una persona preparada, honrada, solidaria, transparente y con plena seguridad de lo que realiza, además, es una persona responsable, se preocupa por los que le rodean, su principal objetivo es la correcta administración de las responsabilidades a su cargo, es por esto que siempre busca la manera de perfeccionar sus conocimientos y aprovechar al máximo cada una de las oportunidades que se le presentan, busca la manera de solucionar cada uno de los problemas a los que se enfrente y en la mayoría de sus casos aplicar cada uno de sus conocimientos y sin duda cabe mencionar que es una persona justa, se preocupa por que el trato con sus colaboradores, siempre se esmera para que el ambiente en que se desenvuelven  sea de mucho respeto. 

Actúa en función a sus valores, con mucha discreción, respeto y paciencia, además tiene carácter y le es muy fácil relacionarse con las demás personas.

En Techshop uno de los principios que inculcan en los trabajadores es la honestidad y la transparencia,  así que cada vez que cometan un error, sean capaces de reportar sus daños, debido a que si una pieza no se reporta esta puede causar pérdidas millonarias para la Empresa. 

"El concepto de Ética no es un término que puede definirse de manera absoluta, ¿por qué? Porque está claro que inciden muchas variables que le otorgan gran complejidad así como las implicaciones y vertientes que se originan desde la misma conciencia del individuo"