Control

Cuando hablamos de control debemos entender que esto es una etapa primordial en la administración, debido a que una empresa puede poseer los mejores planes o estrategias organizacionales, pero si no hay un buen control es muy probable que las cosas no ocurran cómo se tiene previsto.

Para poseer un buen control debemos de clasificar este en tres partes muy importantes como lo son: Pre-alimentación, Concurrente y Retro-alimentación.

Podemos analizar un poco más cada concepto mediante ejemplos más concretos, ya que según la Lic. Milagro Acuña Valerín, en FUNDATEC son aplicables todos los controles detallados, para ello lo ilustra con casos particulares en el área de planillas que es en la cual tiene mayor relación y es precisamente con el proceso de pago.

Pre-Alimentación

Es el tipo de control más deseable en la administración, ya que este consiste en controlar todo lo que sucede antes de realizar una actividad, para que así se puedan evitar situaciones dañinas a corto, mediano o largo plazo, ya que si no se previenen estas situaciones con anterioridad puede ocasionar serios problemas para toda una organización, tanto administrativos como económicos.

Según la Lic. Acuña Valerín en FUNDATEC "previo al pago de planilla se realiza una revisión de todas las solicitudes de pago, se revisa que cumplan con todos los requisitos, aprobaciones, contratos, presentación de currículo, atestados, etc. Si todo se cumple, se procede con el nombramiento, de lo contrario no se tramita".

Concurrente

Este tipo de control es utilizado mientras las actividades laborales se encuentran en curso, ya que su principal objetivo es velar para que todo lo que se realiza marche de la mejor manera, y así evitar que los posibles problemas puedan ocasionar unos aún mayores, aunque si bien es cierto se debe de hacer todo lo posible para que no existan ni los mínimos errores, ya que cada uno de estos demanda mucho tiempo y dedicación, y ninguna organización se encuentra dispuesta a esperar para que estos se corrijan.

Por lo tanto la Lic. Milagro Acuña señala que "una vez generada la planilla, (para lo cual se genera un listado de todos los pagos, deducciones y otros), se verifica que todos los pagos estén respaldadas por una acción de personal y se verifica que cada funcionario u tenga las deducciones correctas. Si existiese un pago en el listado que no está respaldado por una acción, o bien una deducción no justificada, se devuelve al encargado para que pueda corregir el error o buscar los documentos o acción que respalden el pago o  justificar la deducción. Hasta que esto no esté resuelto no se paga la planilla".  

Retro-Alimentación

Esta etapa consiste en controlar todo lo que sucede luego de haber finalizado las actividades laborales, con el propósito de verificar que todo haya marchado de la mejor manera, y evaluar cómo se llevó a cabo cada proceso, además analizar en qué situaciones se deben de mejorar para que la organización pueda ser más eficiente y eficaz.

Es por esto que la Lic. Lic. Milagro Acuña Valerín indica que en FUNDATEC "una vez pagado, se verifica que el total de pagos realizados por banco coincida con el total del listado en la planilla, para garantizar que a todos los trabajadores se les pagó. Si por alguna razón estos datos no coinciden se investiga qué fue lo que pasó y se corrige el error.

Importancia del control

Para Reflexión

Considero que el control debe de iniciar desde lo personal, ya que cuesta mucho poder controlar algunos otros factores cuando ni siquiera podemos controlar los nuestros, un ejemplo muy claro es el control de nuestro tiempo y de nuestras necesidades, ya que si no podemos con estas que parecen ser tan sencillas cuesta mucho que se pongan en práctica otras más necesarias para una organización completa.

Además el control en una empresa debe de nacer desde lo mínimo, como controlar las llegadas de cada colaborador, hasta el buen control que se debe de llevar en el área financiera. Ya que una compañía con un mal control está muy propensa al fracaso, debido a que el poder solucionar cada error que ocurra por el mal uso de este puede causar grandes daños, es por esta razón que debemos de seguir con mucha prudencia cada etapa, señaladas anteriormente, para así poder lograr con los objetivos y metas esperadas, entre lo que se puede mencionar, una compañía que pueda ser de admiración tanto de sus trabajadores como de cada cliente u organizaciones.

“El sufrimiento del hombre no se debe a la falta de certidumbres, sino a la de la confianza. Hemos perdido la confianza en el mundo, y como perdimos la confianza queremos control, y como queremos control queremos certidumbres, y como queremos certidumbres no reflexionamos...”

Humberto Maturana