Cuando hablamos de control debemos entender que esto es una etapa
primordial en la administración, debido a que una empresa puede poseer los
mejores planes o estrategias organizacionales, pero si no hay un buen control
es muy probable que las cosas no ocurran cómo se tiene previsto.
Para poseer un buen control debemos de clasificar este en tres partes
muy importantes como lo son: Pre-alimentación, Concurrente y Retro-alimentación.
Podemos analizar un poco más cada concepto mediante ejemplos más
concretos, ya que según la Lic. Milagro Acuña Valerín, en FUNDATEC son
aplicables todos los controles detallados, para ello lo ilustra con casos
particulares en el área de planillas que es en la cual tiene mayor relación y
es precisamente con el proceso de pago.
Pre-Alimentación
Es el tipo de control más deseable en la administración, ya que
este consiste en controlar todo lo que sucede antes de realizar una
actividad, para que así se puedan evitar situaciones dañinas a
corto, mediano o largo plazo, ya que si no se previenen estas
situaciones con anterioridad puede ocasionar serios problemas
para toda una organización, tanto administrativos
como económicos.
Según la Lic. Acuña Valerín en
FUNDATEC "previo al pago de planilla se realiza una revisión de todas
las solicitudes de pago, se revisa que cumplan con todos los requisitos,
aprobaciones, contratos, presentación de currículo, atestados, etc. Si todo se
cumple, se procede con el nombramiento, de lo contrario no se tramita".
Concurrente
Este tipo de control es utilizado mientras las actividades laborales se
encuentran en curso, ya que su principal objetivo es velar para que todo lo que
se realiza marche de la mejor manera, y así evitar que los posibles problemas
puedan ocasionar unos aún mayores, aunque si bien es cierto se debe de hacer
todo lo posible para que no existan ni los mínimos errores, ya que cada uno de
estos demanda mucho tiempo y dedicación, y ninguna organización se encuentra
dispuesta a esperar para que estos se corrijan.
Por lo tanto la Lic. Milagro Acuña
señala que "una vez generada la planilla, (para lo cual se genera un
listado de todos los pagos, deducciones y otros), se verifica que todos los
pagos estén respaldadas por una acción de personal y se verifica que cada
funcionario u tenga las deducciones correctas. Si existiese un pago en el
listado que no está respaldado por una acción, o bien una deducción no
justificada, se devuelve al encargado para que pueda corregir el error o buscar
los documentos o acción que respalden el pago o justificar la deducción.
Hasta que esto no esté resuelto no se paga la planilla".
Retro-Alimentación
Esta etapa consiste en controlar todo lo que sucede luego de haber
finalizado las actividades laborales, con el propósito de verificar que
todo haya marchado de la mejor manera, y evaluar cómo se llevó a cabo cada
proceso, además analizar en qué situaciones se deben de mejorar
para que la organización pueda ser más eficiente y eficaz.
Es por esto que la Lic. Lic. Milagro
Acuña Valerín indica que en FUNDATEC "una vez pagado, se verifica que
el total de pagos realizados por banco coincida con el total del listado en la
planilla, para garantizar que a todos los trabajadores se les pagó. Si por
alguna razón estos datos no coinciden se investiga qué fue lo que pasó y se
corrige el error.
Importancia del control
Para Reflexión
Considero que el control debe de iniciar
desde lo personal, ya que cuesta mucho poder controlar algunos otros factores
cuando ni siquiera podemos controlar los nuestros, un ejemplo muy claro es el
control de nuestro tiempo y de nuestras necesidades, ya que si no podemos con
estas que parecen ser tan sencillas cuesta mucho que se pongan en práctica
otras más necesarias para una organización completa.
Además el control en una empresa debe de
nacer desde lo mínimo, como controlar las llegadas de cada colaborador, hasta
el buen control que se debe de llevar en el área financiera. Ya que una compañía
con un mal control está muy propensa al fracaso, debido a que el poder
solucionar cada error que ocurra por el mal uso de este puede causar grandes daños,
es por esta razón que debemos de seguir con mucha prudencia cada etapa,
señaladas anteriormente, para así poder lograr con los objetivos y metas
esperadas, entre lo que se puede mencionar, una compañía que pueda ser de admiración
tanto de sus trabajadores como de cada cliente u organizaciones.
“El
sufrimiento del hombre no se debe a la falta de certidumbres, sino a la de la
confianza. Hemos perdido la confianza en el mundo, y como perdimos la confianza
queremos control, y como queremos control queremos certidumbres, y como
queremos certidumbres no reflexionamos...”
Humberto
Maturana
